ALCANCE Todas aquellas personas, naturales o jurídicas usuarias del servicio de vigilancia y seguridad privada contratado por la SED, con un interés legítimo y concreto, así como los representantes de la empresa contratada para la prestación del servicio de vigilancia, podrán consultar las grabaciones de una o algunas de las cámaras de seguridad que conforman el CCTV.  Se consideran legítimamente interesados en la consulta de las grabaciones, los entes y organismos de control interno y externo, las autoridades judiciales y de policía y los usuarios o visitantes que hayan sufrido algún daño o pérdida cuya responsabilidad pudiera derivarse de falla o negligencia en la prestación del servicio de vigilancia. 

Las personas autorizadas para acceder a las grabaciones del CCTV, sólo tendrán acceso a las imágenes a manera de consulta; salvo en aquellos casos en que el material videográfico se requiera como prueba dentro de un proceso adelantado por autoridad civil, penal, fiscal o disciplinaria competente que conforme a las normas de procedimiento así lo solicite por escrito.   La Subdirección Administrativa y Financiera no certificará las imágenes grabadas. 

Para la consulta de grabaciones de las cámaras del CCTV en todos aquellos eventos en los cuales los usuarios del servicio de parqueaderos, los servidores públicos o visitantes, hayan sufrido pérdida o daño de sus bienes o efectos personales o de aquellos asignados bajo su tenencia, responsabilidad y custodia la Subdirección Administrativa y Financiera facilitará la consulta de los videos a través de la empresa de vigilancia.

QUE HACER Si usted cumple con lo establecido en el alcance del presente protocolo, puede solicitar la consulta de las grabaciones del CCTV, para lo cual debe dirigirse por escrito (correo electrónico) a la empresa de vigilancia a cargo.

COMO HACERLO

Enviando al correo Coordinador del contrato  asunto “Solicitud y constancia de consulta grabaciones CCTV” El correo debe contener como mínimo la siguiente información: 

1. a) Nombre e identificación del solicitante
2. b) Nombre del IED y sede
3. c) Descripción del motivo de la solicitud de consulta, indicación el interés particular que le asiste para conocer el contenido del video.
4. d) Año, mes, día y hora en la que supone que ocurrieron los hechos cuya grabación es de su interés consultar.
5. e) Lugar o área del IED en la que usted presume que ocurrieron los hechos que usted requiere consultar.
6. F) Medio en el cual de guardar y se entregara a información (USB y/o CD)

Tenga en cuenta que sólo serán atendidas las solicitudes que contengan la información mínima exigida.

¿EN CUÁNTO TIEMPO Y DÓNDE PUEDEN CONSULTARSE LAS GRABACIONES? 

En un término máximo de ocho (8) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la recepción de su solicitud, la Empresa de vigilancia trasladará la solicitud al ingeniero de la empresa de vigilancia y seguridad privada, quien le informará al interesado el lugar, la fecha y la hora en la que podrá consultar los videos obtenidos de las cámaras del CCTV. No se podrán utilizar aparatos tecnológicos para grabar los videos que se están revisando. No se entregarán grabaciones. Está prohibido el acceso de cámaras y grabadoras de cualquier tipo al sitio de consulta.

¿CÓMO CONCLUYE LA CONSULTA? 

Al finalizar la consulta, se entregará suscrito por el delegado de la empresa de vigilancia que acompañó la misma.  Si la consulta fue solicitada mediante correo, esta se responderá.

En el correo se consignarán las observaciones a que hubiere lugar y se dejará constancia en relación con el cumplimiento total por parte de la Entidad de la solicitud efectuada.  Una vez consultados los videos, serán entregados por la empresa de vigilancia al personal autorizado para el manejo de esta información siendo el responsable de llevar a cabo las acciones que se consideren pertinentes en cada caso.